最低限押さえておきたい！３つのビジネスマナー
新型コロナウイルスの流行により、オンライン上でビジネスを行うことが増えたという企業も多いでしょう。オフラインでのビジネス活動が減ったことで、例えば、名刺交換に関するマナーを実践する機会がほとんどない、といった状況もあるでしょう。
しかし、会議や商談のように、オフラインからオンラインに移ったものでも、ビジネスマナーが必要な場面も多々あります。
そこで、改めて押さえておきたい３つのビジネスマナーについて、ご紹介します。
◆ビジネスマナー１：身だしなみ
仕事をする上で、身だしなみを整えることは、最低限必要なことだといえます。
メラビアンの法則によると、第一印象は数秒で決まり、その印象を決める情報として、視覚情報が55％を占めるとされています。つまり、身だしなみを整えることは、第一印象を良くするという点でも、とても有効です。
ビジネスで必要な身だしなみとしては
- しわや汚れがなく、清潔感がある服装
- 寝ぐせや汚れがなく、華美でない清潔感のある髪
- 伸びていたり汚れていない爪
- 派手すぎないメイク
- 汚れがなく、華美でない靴やバッグなどの持ち物
などが考えられるでしょう。
オフラインはもちろんですが、ビデオ会議などオンラインでやり取りする際は、服装、髪型、爪など、相手からしっかりと見られています。例えば、自宅で参加している場合でも気を抜かず、ビジネスにふさわしい服装、身なりを心がけましょう。
◆ビジネスマナー２：言葉遣い
上司への報告、社内会議、取引先との商談や打ち合わせ、電話対応など、上司や取引先の人と話す機会は多くあります。ビジネスの場である以上、目上の人や取引先の人に対して、失礼のないよう、丁寧な言葉で話すことが必要です。また、敬語をきちんと使うことも大切なのですが、勘違いや、丁寧さを重視するあまり、間違った敬語を使ってしまうことも多くあります。
ビジネス上で間違いやすいものをいくつかピックアップしました。
- 了解しました(目上の人に対しては不適切なため)
→承知いたしました
- ご苦労さまです(目上の人に対しては不適切なため)
→お疲れさまです
- 拝見いたしました(二重敬語のため)
→拝見しました
- お体をご自愛くださいませ(自愛には体を大事にするという意味が含まれているため)
→ご自愛くださいませ
- (社外の人に対して)部長がおっしゃっていたとおり（社外の人に対して、社内の人に対する尊敬語は使用しないため）
→部長が申し上げていたとおり
など、実は数えきれないほどあります。
普段、自身が使っている敬語に誤りがないか、今一度確認してみるのもよいでしょう。
そして、言葉遣いだけでなく、話し方で印象は大きく変わります。相手の目を見て丁寧に話す、早口にならないようゆっくり話す、相手が聞き取りやすい声の大きさで話す、といった心がけも忘れないようにしましょう。
◆ビジネスマナー３：名刺交換
このところ、オフラインでの会議や取引先との商談が増え、実際に会って名刺交換をする機会が減った方もいらっしゃるでしょう。ここ数年の間に社会人になった人の中には、名刺交換をしたことがほとんどないという人もいるかもしれません。
名刺交換のマナーで、注意すべき点をいくつかピックアップしました。
- 名刺入れを使う
名刺は、胸ポケットなどに直接入れず、必ず名刺入れに入れておきましょう。
- 名刺交換を行う順番
複数人いる場合、役職の上の人から順番に名刺交換をするのがマナーです。
- 名刺を渡す順番
訪問した側もしくは目下の人から、先に名刺を渡します。
- 名刺の渡し方
文字に手がかからないよう、両手で名刺を持って差し出します。渡す際に、会社名、所属、名前を述べます。
- 名刺の受け取り方
できるだけ両手で受け取りましょう。その際も、文字に手がかからないよう注意します。また、このタイミングで名前の読み方などを確認しておきましょう。
- いただいた名刺の置き場所
名刺はテーブルの上に置き、席を立つタイミングで名刺入れに入れます。
初めてもしくは久しぶりに名刺交換する場合は、社内での研修や動画などで、確認しておくとよいでしょう
いかがでしたか。会社や取引先の企業などに出向いた際は、自然とビジネスマナーを意識することでしょう。しかし、例えば自宅でテレワークを行っているという場合、ついビジネスマナーのことが頭から離れてしまう、ということもあるかもしれません。ビジネスマナーは、オフラインであっても意識すべきものです。今回ご紹介した3点は、基本的なビジネスマナーですので、まずはここをしっかりと押さえ、改めて社内で徹底してみてはいかがでしょうか。
